Landets åttende mest folkerike kommune, Asker, fortsetter i digitaliseringssporene til blant andre Trondheim og Lillestrøm, og tar i bruk heldigital byggesøknad. Ordningen, som ble innført 1. april, gjelder for byggesøknader fra profesjonelle utbyggere, det vil si i tilfeller der prosjektene er så store at de krever en ansvarlig søker.
Lukker døren for e-post, PDFer og brev
– Det betyr at for privatpersoner som typisk skal bygge en liten veranda eller sette opp et vedskjul, er det ingen endringer foreløpig, selv om vi oppfordrer også disse til å bruke det digitale søknadssystemet. Når et ansvarlig foretak Leverer leverer en byggesak per e-post i dag, sendes søknaden i retur uten at det opprettes en sak hos oss.
Det forklarer virksomhetsleder for byggesak i Asker kommune, Malvin Bjorøy. Det har vært mulig å levere digitalt i flere år allerede, men nå lukkes altså døren helt for e-post, PDFer og brev. Kommunen har forventninger om en enklere arbeidshverdag på byggesaksavdelingens 40 saksbehandlere:
– Vi tror at dette grepet vil føre til en betydelig ressurseffektivisering i kommunen. Hver og en byggesak som til nå har kommet inn på utsiden av systemet har måttet håndteres manuelt av en saksbehandler. Det har lagt beslag på en god del ressurser i arkivtjenesten vår.
Mål om raskere saksbehandling
Bak løsningen, som rett og slett lyder navnet Byggesøknaden, står eiendomsteknologiselskapene Ambita og Norconsult Digital. Løsningen snakker sømløst med kommunens nye saks- og arkivsystem Elements, som ble levert av Ambitas søsterselskap Sikri i fjor høst (begge selskapene er datterselskaper av Spir Group-konsernet).
Markus Thrygg, leder for eiendomsutvikling i Ambita, forteller hvordan Byggesøknaden fungerer:
– Enkelt forklart geleides søkeren gjennom en skjemabasert prosess der vedkommende må fylle ut en del obligatorisk informasjon. Systemet vil ikke la hen sende inn søknaden uten at all nødvendig informasjon er på plass. Dermed sikres kommunen at byggesøknadene som kommer inn er komplette. Med dette oppnås færre mangelfulle søknader, som vil spare kommune og søker for tid, ifølge Thrygg.
Økonomisk oppside
– Det er også en økonomisk oppside ved det her. Hver gang det har vært mangler ved innsendte byggesøknader, har vi sendt ut mangelbrev til søkeren. Nå som systemet skal luke ut slike elementære feil, sparer vi denne fordyrende prosessen, legger Bjorøy til.
Gjennomsnittlig behandlingstid på byggesak i Asker kommune er i dag seks til ni uker. KOSTRA-snittet for Asker i 2023 var 26 og 29 dager (3 uker- og 12 ukersaker). Håpet er at med den betydelige ressurseffektiviseringen, særlig på arkivtjenester, vil behandlingstiden gå ned.
Oppfordrer kommune-Norge
– Etter to uker med nye systemer har vi ikke fått noen negative tilbakemeldinger, og det kommer stadig inn nye søknader, forteller Bjorøy.
På spørsmål om når Asker kommune går for en heldigital byggesøknad også for privatpersoner, er Bjorøy realistisk optimist:
– Om noen år kan det tenkes at vi har et system som klarer å lese av all innsendt informasjon og tikke av alle nødvendige godkjennelser. Dermed kan Ola og Kari begynne å bygge garasjen sin på inntil 50 kvadratmeter med en gang i stedet for å vente to uker. Når garasjen er oppført kan de be om en ferdigattest og så får de denne med det samme. Samtidig føres garasjen automatisk inn i eiendomsmatrikkelen, uten at man er avhengige av den manuelle saksbehandlingen.
Stor gevinst for arkivtjenesten og søkerne
Litt prematurt er det nok å snakke om slike helautomatiske løsninger, vedgår han, men han spår at KI-løsninger kan hjelpe oss på veien til en enda mer sømløs håndtering av byggesøknader. Til resten av kommune-Norge, særlig større kommuner med et betydelig arkiveringsapparat, har han følgende oppfordring:
– Det har vært veldig enkelt å få på plass disse systemene, og vi ser allerede at det vil gi en stor gevinst for arkivtjenesten og søkerne. Så alle kommuner bør ha klare ambisjoner om å få på plass en løsning for heldigital byggesøknad i fremtiden, avslutter h
