Statsbyggs rutiner og systemer gjør det vanskelig å etterprøve habiliteten til ansatte som har vært involvert i anskaffelser, viser Riksrevisjonens nye undersøkelse. Det er kritikkverdig.
Reglene om habilitet i offentlige anskaffelser skal sikre integritet, troverdighet og tillit til offentlige anskaffelsesprosesser. De skal hindre at statsansatte blir påvirket av personlige interesser, relasjoner eller økonomiske fordeler når de fatter beslutninger.
Statsbygg forvalter store midler på vegne av fellesskapet. 80 prosent av de totale utgiftene brukes på anskaffelser. I 2024 utgjorde dette rundt 13 milliarder kroner.
– Statsbygg er avhengig av Stortingets og allmennhetens tillit for å kunne oppfylle sitt samfunnsoppdrag. Det stiller strenge krav til at de følger reglene når de gjennomfører sine anskaffelser. Undersøkelsen vår avdekker mangler i både rutiner og systemer, sier riksrevisor Karl Eirik Schjøtt-Pedersen.
Vanskelig å etterprøve
For at det skal være mulig å etterprøve og oppdage inhabilitet, må Statsbygg ha oversikt over og kunne dokumentere hvem som deltar i anskaffelsesprosessene. Disse prosessene har flere faser: Analyse av behov, planlegging, konkurranse, evaluering av tilbud, kontraktsignering og gjennomføring.
I Statsbyggs rutine finnes det et krav om å dokumentere at habilitet er vurdert for de som deltar i evalueringen av tilbud, men rutinen inneholder ingen tilsvarende krav i de andre fasene. Statsbygg har heller ikke oversikt over hvilke medarbeidere som er involvert i evalueringen av tilbud, bortsett fra protokollfører og andre som signerer anskaffelsesprotokollen.
– Når rutiner mangler og dokumentasjonen er så tynn på hvem som har vært involvert i en anskaffelse, blir det svært vanskelig å etterprøve og følge opp om habiliteten er vurdert. At Statsbygg ikke har hatt et system for dette, er kritikkverdig, sier Schjøtt-Pedersen.
Bryter egne rutiner
Også i praktiseringen av rutinene er det svakheter. En anskaffelsesprotokoll skal inneholde alle relevante opplysninger i en anskaffelse og sikre at den er transparent og etterprøvbar. Blant annet skal protokollfører krysse av for at egen habilitet er vurdert, og for at de som har bistått i evalueringen av tilbud, har vurdert sin habilitet. Protokollen skal alltid signeres av minst to personer.
Undersøkelsen viser at Statsbygg hadde brudd på egne rutiner om dokumentasjon på vurdering av habilitet i 104 av 343 kontrollerte anskaffelser.
– I tillegg fant vi at flere av protokollene kun var signert av en person, og i 19 av anskaffelsene hadde de ikke engang protokoller å vise oss, forteller Schjøtt-Pedersen og fortsetter:
– Statsbygg bryter altså med sine egne rutiner i 36 prosent av anskaffelsene vi kontrollerte. Her må internkontrollen skjerpes, og det er ledelsens ansvar.
Mangler oversikt
Undersøkelsen avdekker også at Statsbygg ikke har en fullstendig oversikt over anskaffelser som er gjennomført og hvor mye de har kostet til sammen. Årsaken er ifølge Statsbygg selv at de ikke har et komplett kontraktsystem.
Revisjonen viser at rundt 1000 anskaffelser som ble gjort mellom 1. januar 2023 og 31. mai 2024, mangler referanse til underliggende dokumentasjon. Det gjør det vanskelig å vurdere om habiliteten er vurdert og ivaretatt for disse anskaffelsene som til sammen utgjør 255 millioner kroner.
– Vi forventer at en stor anskaffelsesvirksomhet som Statsbygg har oversikt over sine anskaffelser. Det er kritikkverdig at ledelsen i Statsbygg i flere år har visst at et stort antall anskaffelser mangler referanse til underliggende dokumentasjon, uten å iverksette tilstrekkelige tiltak, sier Schjøtt-Pedersen.
Ikke undersøkt enkeltsaker
I fjor skrev flere medier om mulige brudd på habilitetsreglene i Statsbygg. Avsløringene var bakgrunnen for at Riksrevisjonen startet denne undersøkelsen.
– Vi har ikke vurdert enkeltsakene som er omtalt i mediene. Undersøkelsen avdekker imidlertid at det er en generell svakhet at det er vanskelig å etterprøve habiliteten til de som har vært involvert i anskaffelsene, sier Schjøtt-Pedersen.
