En ny rapport fra EG viser at nordiske kontorer i gjennomsnitt kun utnyttes en tredjedel av tiden. Samtidig er kontorledigheten i Oslo og de andre nordiske hovedstedene høyere enn på mange år.
Dette skaper en utfordring for både eiere og leietakere: Kontorarealer som var i drift før pandemien, samsvarer ikke med etterspørselen. Resultatet er unødvendige kostnader og energibruk.
Den største økonomiske risikoen for bedrifter er ikke hybridarbeid i seg selv, men beslutninger tatt på grunnlag av antakelser. Når ledelsen mangler data om faktisk tilstedeværelse på kontoret, gir det spill av ressurser: Plass opprettholdes «for sikkerhets skyld», energi brukes på tomme rom, og drift, renhold og tjenester følger rutiner som ikke gjenspeiler faktisk bruk. Det viser data fra EGs nye rapport om utnyttelse av kontorplass i Norden for 2025.
– Hybridarbeid har ikke gjort kontoret mindre relevant, men det har gjort oppmøtet på kontoret mindre forutsigbart. Og det er dyrt å gjette. Våre data viser at mange organisasjoner fortsatt planlegger ut fra myter om maks oppmøte fremfor faktiske bruksmønstre. Det er her kostnadene oppstår – ikke på grunn av hybridarbeid, men mangel på innsikt, sier Kristin Berg, SVP i EG.
Driften følger ikke bruken
Den gjennomsnittlige kontorutnyttelsen i Norden ligger i dag på rundt 30–35 prosent. Det betyr at mange organisasjoner drifter kontorene sine basert på en etterspørsel som ikke lenger eksisterer. Oppmøtet topper seg midt i uken, med tirsdag og onsdag som de travleste dagene, før det faller mot fredag. I tillegg viser dataene en tydelig sesongvariasjon, med lavere oppmøte i sommermånedene og en stabil oppgang etter ferien.
Til tross for disse mønstrene er plass, energibruk og tjenester fortsatt lagt opp som om kontorene brukes jevnt hele uken. Det betyr at organisasjonene opprettholder et driftsnivå som ikke svarer til faktisk bruk, og at kostnadene i praksis følger arealet, ikke aktiviteten.
Trenger mer data om faktisk bruk
Den lave utnyttelsen gir en viktig pekepinn, men forteller ikke hele historien. Dataene viser store forskjeller mellom bygninger, etasjer og rom avhengig av arbeidsrutiner, teamarbeid og innredning. Uten løpende og presise målinger risikerer organisasjonen å ta beslutninger om drift og areal på sviktende grunnlag.
– Når utnyttelsen ligger på rundt en tredjedel i snitt, er det viktig å forstå den nærmere. Uten flere detaljer risikerer organisasjonen å ta en altfor overordnet beslutning. Kontorstrategien må være basert på faktisk bruk, ikke antakelser, sier Berg.
Hvis man planlegger basert på historiske toppnivåer, oppstår det en ubalanse mellom etterspørsel og drift. Tomme lokaler blir fortsatt oppvarmet og rengjort, og service- og energinivået følger gamle mønstre.
Krever nye beslutninger
Mens kontorene kun utnyttes rundt en tredjedel av tiden, er ledighetsgraden i Oslo, Stockholm, Helsinki og København høyere enn på mange år. Det tyder på en varig endring i etterspørselen.
Konsekvensen er sjelden én stor kostnad, men mange små ineffektiviteter som bygger seg opp over tid. Overflødige kvadratmeter gir unødvendig energibruk og høyere driftskostnader. Samtidig blir det vanskeligere for ledelsen å ta trygge beslutninger om investeringer og plassbehov når både markedet og bruksmønstrene har endret seg.
– I et marked med høyere ledighet blir kontorstrategi en ledelsesdisiplin – ikke bare en driftsoppgave. Det handler ikke om å få flere tilbake på kontoret, men å sikre at arealet, driften og investeringene gjenspeiler den faktiske bruken, sier Berg.
– Kontor er ikke lenger en selvfølge, men en strategisk ressurs. Organisasjoner som måler og handler basert på faktisk bruk, kan unngå sløsing og ta mer treffsikre beslutninger. I motsatt fall risikerer de å la fortidens vaner styre fremtidens investeringer, avslutter Berg.
