Med skjerpede krav fra kommunene og økt behov for løsninger for byggebransjens grønne omstilling, blir digitale byggesøknadssystemer stadig viktigere. Fram Ingeniørkontor har fulgt utviklingen tett – og sparer nå både tid og ressurser med løsningen EG ByggSøk.
Med stadig strengere krav til dokumentasjon og økende kompleksitet i regelverket, blir profesjonell håndtering av byggesøknader stadig viktigere. Fram Ingeniørkontor var tidlig ute med å spesialisere seg på dette som en egen tjeneste, og har fulgt utviklingen nøye siden oppstarten i 2009. Magnus Enebakk, byggingeniør og ansvarlig søker i Fram Ingeniørkontor, har vært med siden starten og har mye å fortelle om utviklingen. Han forteller:
– Et heldigitalt system gjør arbeidet vårt betydelig enklere, spesielt når det gjelder samarbeid med andre faggrupper. Tidligere brukte vi dager på å innhente signaturer fra ulike aktører, men nå skjer mye automatisk. Dette gir oss betydelige tids- og kostnadsbesparelser.
Fra papir til digitalt system
Tidligere brukte Fram Ingeniørkontor manuelle blanketter og sendte dokumenter på e-post. Overgangen til en digital plattform krevde innsats i starten – men gevinsten lot ikke vente på seg. Valget falt på programvaren EG ByggSøk.
– Overgangen krevde en betydelig innsats, særlig fordi vi ønsket å gjøre det grundig. Vi la inn alle åpne prosjekter i det nye systemet, også de som bare trengte en avsluttende søknad om ferdigattest. Det tok tid, men vi skulle ønske vi hadde gjort det tidligere. Nå går alt mye enklere, spesielt dialogen med andre aktører i prosjektet. Det har spart oss enormt mye tid, sier Enebakk, og legger til:
– EG Holte vet hva de driver med. Det merkes at de har fagfolk i ryggen. Når man får teknisk support fra folk som kan faget, blir det enklere å komme raskt videre. Samtidig er det trygt å vite at de alltid stiller opp med smarte funksjoner og hjelp til småting i systemet.
En annen viktig faktor ved valg av løsning var kostnadene. Løsningen tilbys til fast pris, med ubegrenset antall søknader.
– Pris betyr mye, og vi sparer mellom 15 000 og 20 000 kroner i måneden ved å bruke EG ByggSøk. Det er betydelig, særlig fordi løsningen også effektiviserer arbeidet vårt, sier Enebakk.
Fagkunnskap og budsjettvennlig
Selv om Fram Ingeniørkontor er erfarne innen byggesak, peker Enebakk på at det digitale systemet også hjelper de som mangler dybdekunnskap:
– Mange av de som i dag fyller ut byggesøknader har ikke fagutdanning. EG ByggSøk «tvinger» deg til å ta flere riktige valg, og det er bra for bransjen. Det hindrer en del feil og gjør det lettere å følge lovverket – selv for de som kanskje ikke burde gjort dette alene.
Å holde oversikt over ansvar og dokumentasjon i et byggeprosjekt var tidligere en tidkrevende og manuell prosess. Med mange aktører og store mengder papirarbeid kunne selv små feil føre til forsinkelser og ekstraarbeid. Nå er mye av dette arbeidet automatisert – og oppgavene som før virket nærmest uoverkommelige, håndteres i dag med noen få klikk.
– I et typisk prosjekt kan opptil 40 ulike aktører måtte signere ansvarserklæringer. Tidligere innebar dette 40 e-poster med like mange separate PDF-er. Nå skjer hele prosessen samlet og automatisert – både raskere og sikrere. Systemet er utviklet slik at også byggmestere med begrenset digital erfaring enkelt kan bruke det. I tillegg vil aktørenes endringer i dokumentene synliggjøres for ansvarlig søker, noe som gir betydelig økt sikkerhet. Dette sparer prosjektene for betydelige kostnader, forklarer Enebakk.
Digitalisering – uten å miste mennesket
I byggebransjen tar digitale løsninger stadig større plass, og flere kommuner stiller nå krav om heldigitale byggesøknader. Samtidig opplever mange at det fortsatt finnes utfordringer knyttet til hvordan systemene fungerer i praksis.
– Det er tydelig hvilke retning det går, og det er helt klart en fordel at flere kommuner nå satser på heldigitale løsninger. Det gir raskere behandling, bedre oversikt og enklere samarbeid på tvers av aktører. Likevel er det fortsatt en vei å gå for mange kommuner i å utnytte systemene fullt ut, spesielt når dialogen ofte skjer utenfor det digitale verktøyet, for eksempel via Altinn, sier Enebakk.
Med 16 års erfaring innen byggesøknadsarbeid, gir Enebakk et perspektiv på den digitale utviklingen i bransjen – både når det gjelder effektivitet og viktigheten av menneskelig tilpasning. Han avslutter:
– Det er viktig at vi ikke mister mennesket i digitaliseringen. Selv i en effektiv og digital hverdag bør det være plass til estetikk og brukervennlighet, noe som gjør det lettere å kommunisere klart og profesjonelt. Med bedre design og brukervennlige funksjoner kan vi bygge en bransje som ikke bare jobber smartere, men også trives bedre med verktøyene de bruker. Som noen som har jobbet med byggesøknader i mange år, tror jeg at denne balansen mellom teknologi og menneskelig innsikt er nøkkelen for at digitaliseringen skal bli en suksess for alle i bransjen.
