Hvert år gjennomfører hele 500 forskjellige Mesta-ansatte innkjøp for milliarder kroner. Nå har de valgt et nytt system som skal gi dem bedre oversikt og kutte store kostnader.
– I Mesta er det mange som gjør innkjøp og vi handler mye. Vi har jaktet på et innkjøpssystem som skal hjelpe oss med holde oversikt og orden, og samtidig effektivisere og redusere kostnader knyttet til innkjøp. Med nytt system forventer vi å redusere kostnader med flere millioner, sier Camilla Lundblad, innkjøpssjef i Mesta.
Innkjøpssystemet leveres av Vieri, som er markedsledende på innkjøpsløsninger. De er en av Norges 50 raskest voksende tech-selskaper, og leverer tjenester til både privat og offentlig sektor.
Kan spare flere titalls millioner
I Mesta er det flere hundre ansatte som kan gjøre innkjøp. Det kan gi utfordringer.
– Til syvende og sist handler innkjøp om kontroll og kostnader. Innkjøp er et eget fag. Når det er mange som bestiller og man handler mye, kan det skje feil. Selv om feilene i seg selv er små, kan summen av alt påføre selskapet unødvendige kostnader, sier Lundblad i Mesta.
– Vi trengte et system som sikret riktige innkjøp, tilgangsstyring og fakturahåndtering. For oss er det viktig at 500 ansatte med bestillingsfullmakt bruker riktige avtaler, og får riktig produkt til riktig pris. Vieri kunne levere løsninger som dekket våre behov, og er i tillegg åpne for å utvikle løsninger for fremtidige behov, sier Lundblad.
Øystein Wien er senior løsningsrådgiver i Vieri, og har mange års erfaring med innkjøpsfaget.
– Ved å gjøre alle innkjøp i ett system, øker det vi kaller for avtalelojalitet. Kort fortalt betyr det at når vi kan garantere en leverandør at vi gjør innkjøp hos dem, får vi også høyere rabatter, sier Øystein Wien.
Innkjøpsorganisasjonen Tradebroker estimerer at gevinsten på rabatter anskaffet gjennom avtalelojalitet er opp mot 7 prosent av bestilt volum. I tillegg har Direktoratet for forvaltning og økonomistyring tidligere estimert at man oppnår en prosessbesparelse på minimum 200 kroner per bestilling, kun ved å digitalisere innkjøpsprosessen.
– Vår erfaring i bygg- og anleggsbransjen er at det er enorme ressurser å spare ved å effektivisere innkjøp. Når Mesta gjør innkjøp for milliarder, kan gevinsten ved å effektivisere innkjøpsprosessen være mange millioner, sier Wien.
Planlegger ny tjeneste
Mesta og Vieri har nå planer om å utvikle en helt ny tjeneste for prosjektinnkjøp. Ideen kom fra Mesta da de skulle velge leverandør av innkjøpssystem.
– Vi har et behov for å kunne dele opp innkjøpene våre i ulike steg. For eksempel, når vi skal sette opp flere skilt langs en veistrekning, består skiltet av mange ulike komponenter, men vi trenger ikke at det leveres på samme tid, sier Camilla Lundblad.
– Derfor ga vi Vieri utfordringen med å lage et forslag til en tjeneste som kunne fungere som en slags handlekurv for et helt prosjekt. Tanken er at man kan legge inn alt man trenger, posisjonere ut bestillingene etter når man trenger det, og få full
oversikt over hva som er kjøpt, hva som er mottatt og hva som gjenstår, sier hun.
Øystein Wien i Vieri ser at flere har behov for prosjektinnkjøp i byggebransjen.
– Dette vil både effektivisere innkjøpene, forenkle prosjektstyringen, og kutte kostnader der man tidligere hadde behov for å lagre varer man har kjøpt, men som enda ikke skal brukes, sier Wien.
