For mange bedrifter er ikke dokumentasjon av opplæring i bruk av arbeidsutstyr høyest på prioriteringslisten. Da en ansatt i Betonmast fikk skadet hånden sin, kom det i etterkant frem at opplæringen og dokumentasjonen ikke var detaljert nok. Dette ble en vekker for selskapet.
HMS-sjef Håvard Olsen Vibe bestemte seg for å ta grep, ikke bare for å oppfylle lovkrav, men for å sikre at ingen skulle oppleve lignende hendelser igjen.
Utfordring: Hvordan dokumentere tusenvis av opplæringer uten at det blir overveldende og kaotisk? I Betonmast er det mange ansatte som kan og skal bruke mye utstyr. Det betyr også at mengden dokumentasjon er relativt stor.
– Vi har en ansatt håndverker med 280 dokumenter som er dokumentert så langt. Det viser virkelig tyngden og fagkompetansen våre folk har, som jeg også tror gjelder flere i bransjen, sier Olsen Vibe.
Utfordringen Betonmast sto overfor var todelt:
• Eksisterende kompetanse: Tusenvis av papirdokumenter spredt utover i prosjektarkiv
• Løpende dokumentasjon: Manglende system for å dokumentere opplæring når den faktisk skjer ute i felt/prosjekt.
Løsning: Kvipp og Kompetanseregisteret (K-REG)
For å få oversikt og kontroll valgte Betonmast en helhetlig digital løsning bestående av tre integrerte systemer:
Kvipp – Dokumentasjon i felt
Brukes for å dokumentere opplæring der den faktisk skjer, ute på anleggene der maskinene og utstyret brukes. Dokumentasjonen kommer på plass umiddelbart.
Kompetanseregisteret (K-REG) – Nasjonalt kompetanseregister.
Fungerer som det sentrale arkivet hvor all kompetanse lagres og kvalitetssikres. Dokumentasjonen følger den ansatte gjennom hele karrieren.
HMSREG – Oversikt i prosjektene
Betonmast brukte allerede HMSREG, og derfor var det viktig at informasjonen til slutt ble tilgjengelig der. HMSREG henter ut informasjonen fra Kompetanseregisteret (K-REG) og gjør den tilgjengelig for prosjektledere og HMS-ansvarlige ute i prosjektene.
Slik fungerer det i praksis
1. En håndverker får opplæring på et spesifikt utstyr ute på prosjektet
2. Opplæringen dokumenteres via Kvipp på stedet
3. Dokumentasjonen lastes automatisk fra Kvipp til Kompetanseregisteret (K-REG)
4. Kompetansen blir umiddelbart synlig i HMSREG for alle som har innsyn der Kvipp løser utfordringen med dokumentasjon i felt.
– Tidligere måtte vi samle inn papirer, skanne, arkivere og håpe at vi fant dem igjen når vi trengte dem. Nå skjer alt digitalt, i sanntid, og dokumentasjonen er umiddelbart tilgjengelig både for den ansatte og for oss som arbeidsgiver, sier Olsen Vibe.
Introduksjon av Kvipp og Kompetanseregisteret (K-REG)
Olsen Vibe startet hardt: På kun to dager ble tusenvis av eksisterende dokumenter arkivert i Kompetanseregisteret (K-REG). Deretter ble Kvipp rullet ut i prosjektene. I utrullingen opplevde Olsen Vibe at kommunikasjon, superbrukere og fokus på erfaringer, og anerkjennelse av erfaring, ble viktige faktorer for å lykkes.
Kommunikasjon og ufarliggjøring
Siden få kjenner kravene rundt opplæring og dokumentasjon, måtte Betonmast starte med å bygge kjennskap og engasjement. Olsen Vibe fokuserte på å ufarliggjøre prosessen:
– Dette er ikke noe vi skal bruke mye tid på, men opplæring skal dokumenteres når det skjer. Introduksjonsvideoer ble en effektiv metode for å nå ut til alle ansatte. Jeg skulle ønske at jeg på et tidligere tidspunkt hadde laget ferdig pakken med intern kommunikasjon, reflekterer Olsen Vibe.
Superbrukere som pådrivere
Det er viktig å få en god start, og da må noen ta det ansvaret. Ansvar for å komme i gang med opplæringer, få ting gjort, og sånn kan vi dele de gode historiene», forklarer Olsen Vibe.
Fokus på anerkjennelse
– At den opplæringen du har betyr noe, er en fin anerkjennelse å få. Dette skapte engasjement og eierskap blant de ansatte, sier Olsen Vibe.
Resultater: Imponerende tall og økt trygghet
Tallene fra Betonmast-selskapene som benytter Kvipp og Kompetanseregisteret (K-REG) er imponerende:
• Over 4000 ansatte har fått opplæring i løpet av september og oktober
• Over 300 ulike maskiner er det dokumentert opplæring på
• All dokumentasjon er automatisk registrert og arkivert
Ringvirkninger
Olsen Vibe forteller om flere positive effekter. Over tid ser Olsen Vibe allerede at innføringen skaper engasjement og produktivitet.
– Det er blitt en lavere terskel for å dele erfaringer og lære av hverandre. I tillegg er de ansatte stolte av den kompetansen de har bygd seg opp over tid. Det er en anerkjennelse til håndverkerne. Opplæringen betyr noe, og kompetansen du har gir verdi. Det gir eierskap og stolthet, forteller Olsen Vibe.
Økonomiske besparelser
– Med Kompetanseregisteret (K-REG) og Kvipp slipper man dobbeltopplæring og repeterende kurs. Full kontroll på dokumentasjon gir økonomiske fordeler. Hvis en ansatt har tatt et 40-timers HMS-kurs, men mangler dokumentasjon, må vedkommende ta kurset på nytt. Med Kompetanseregisteret (K-REG) er dokumentasjonen alltid tilgjengelig, sier Olsen Vibe.
Mobilitet i bransjen
– Når ansatte bytter jobb, er det gull verdt at kompetansen følger dem. Enten det gjelder arbeid i høyden, støpelederkurs eller fagbrev – alt ligger trygt lagret, forklarer Olsen Vibe.
Krav til underentreprenører
Betonmast har nå innført krav om bruk av Kompetanseregisteret (K-REG) og HMSREG for alle sine underentreprenører.
– Det handler rett og slett om å sikre at arbeidet går trygt for seg, og at vi har den dokumentasjonen vi er pålagt å ha. Når underentreprenørene også bruker Kompetanseregisteret (K-REG), får vi en helhetlig oversikt over kompetansen i prosjektet. I tillegg er det en stor fordel for den enkelte ansatte – kompetansen deres blir dokumentert og lagret for livet, forklarer Olsen Vibe.
Tom Freddy Braathen, CCO i DigiQuip, har følgende tips til implementering i egen bedrift:
1. Start med kommunikasjon
• Lag enkle introduksjonsvideoer for å nå alle ansatt
• Besøk prosjektene
• Heng opp plakater eller lignende med påminnelser
– Og pass på å ufarliggjøre prosessen, opplæring og dokumentasjon handler om å dele erfaring. Forklar hvorfor dokumentasjon er viktig, ikke bare at det er et krav.
2. Utnevn superbrukere
• Få noen til å ta ansvar for å komme i gang, og la dem dele gode historier og erfaringer
3. Velg integrerte systemer
• Sørg for at løsningen dekker hele kjeden: fra felt til arkiv til tilgjengeliggjøring
• Automatisering er avgjørende, dokumentasjon skal skje i sanntid
4. Start med eksisterende kompetanse
• Få kontroll på hva dere allerede har
• Arkiver eksisterende dokumentasjon sentralt i Kompetanseregisteret (K-REG)
• Deretter fokuser på løpende dokumentasjon
5. Inkluder hele verdikjeden
• Still samme krav til underentreprenører
6. Fokus på de positive effektene
• Anerkjenn erfaringer og kompetanse
• Vis besparelser: Unngå dobbeltopplæring
• Understrek trygghet og kvalitet i produksjonen
