– Det er ikke bare måten vi jobber på som er forandret de siste årene. Videoteknologien har også utviklet seg mye og påvirker virksomheters kontorutforming og arealbehov.
Det sier Johnny Sønderby Poulsen, som er forretningsutvikler i Norden for Jabras videoløsninger. Det danske selskapet er for mange kanskje mest kjent for hodetelefoner og ørepropper, men satser også kraftig på videoløsninger for virksomheter.
Jabra har nettopp gjennomført en undersøkelse blant 1845 ansatte i seks land. Den viser at 62 prosent av alle møter nå foregår i møterom og i rundt halvparten er deltakere med via video.
Mindre møterom
Som følge av mer vekselbruk mellom arbeidsplass og hjemmekontor har mange virksomheter tilpasset kontorlandskapet, eksempelvis med flere soner for samhandling og sosialt samvær. Men også dagens videoteknologi påvirker kontorutformingen og spesielt møterommene, ifølge Jabra.
– Teknologiutviklingen har skutt fart de siste årene. Bruk av kunstig intelligens og ny kamerateknologi gir mer engasjerende og inkluderende møter, men gjør også at møterommene kan være mindre enn tidligere. Dette påvirker virksomheters arealbehov, forteller Sønderby Poulsen.
Han eksemplifiserer med videokonferanseløsningen PanaCast 50, som fletter sammen bilder fra tre kameraer i sanntid. Dette gir 180-graders visning og full dekning av rommet. Dermed kan arealet i møterommet utnyttes bedre, blant annet ved at møtebordet kan plasseres helt inntil veggen.
– Mange møterom er fortsatt utformet for tiden da nærmest alle var fysisk tilstede i kontorbyggene. Med dagens videoteknologi kan også mindre rom benyttes som møterom fordi alle vises i bildet, forklarer han.
PanaCast 50 viser ikke bare alle personene i rommet, men en innebygd virtuell møteleder basert på kunstig intelligens tilpasser også bildet basert på det som skjer i møtet. Løsningen identifiserer den eller de som snakker og fokuserer bildet på vedkommende. PanaCast 50 teller også antall personer i rommet anonymt slik at virksomheten kan få datainnsikt om hvordan møterommene brukes.
– Hvis det viser seg at et møterom utformet for ti personer i praksis brukes av langt færre, kan dataene brukes som beslutningsgrunnlag for om det i stedet bør konverteres til to mindre rom, sier Johnny Sønderby Poulsen.
Inkludering og teknologiforståelse
Men det er ikke bare arealbehov og kontorutforming som har endret seg som følge av mer hybridarbeid. Dette har også gitt nye utfordringer blant annet knyttet til forståelsen av møteromsteknologi og at møtedeltakere som deltar via video skal føle seg inkludert.
I undersøkelsen oppgir spesielt de unge ansatte at de ofte føler seg utelatt i videomøtene, kanskje fordi de er mindre erfarne og ikke alltid har selvtillit til å ta ordet.
– Ledere bør være oppmerksomme på den forskjellige møtedynamikken mellom de unge og mer erfarne ansatte. Faktisk kan dagens møteromsteknologi bidra til å skape en mer inkluderende kultur i hybridmøter hvis den utnyttes fullt ut, sier Sønderby Poulsen.
Under og etter pandemien har mange virksomheter oppgradert møteromsteknologien. Men ifølge undersøkelsen er 31 prosent av de ansatte nølende til å bruke møterommene til nettopp møter fordi de er mindre komfortable med bruk av denne teknologien sammenlignet med eksempelvis Teams på egen PC.
– Det er ikke tilstrekkelig å bare gå til anskaffelse av ny møteromsteknologi. Opplæring er også viktig for at investeringen skal gi avkastning og økt produktivitet blant de ansatte, avslutter Johnny Sønderby Poulsen i Jabra.
